Cele mai multe schimbări legislative ajung la companii cu termene strânse și multă improvizație. Noile reguli europene privind detașarea sunt o excepție: după votul din Parlamentul European din iulie 2026 și aprobarea formală a Consiliului UE, anticipată pentru această toamnă, majoritatea prevederilor se vor aplica abia după o perioadă de tranziție de 24 de luni. Asta îți lasă timp să te pregătești metodic, nu în grabă. Mai jos găsești un plan în șase pași, gândit pentru firmele românești care își trimit angajații să lucreze temporar în alte state membre.
Pasul 1: Fă inventarul detașărilor
Pornește de la o listă simplă: cine e detașat acum, în ce țară, de când și pentru ce proiect. Adaugă și persoanele care lucrează în mod obișnuit în două sau mai multe state, pentru că și acestea intră sub incidența reformei. Mulți angajatori descoperă abia la acest exercițiu cât de fragmentate sunt informațiile, împărțite între resurse umane, contabilitate și managerii de proiect. Un tabel centralizat, actualizat lunar, devine punctul de plecare pentru toți pașii următori.
Pasul 2: Verifică istoricul noilor angajați
Una dintre cele mai importante obligații noi privește persoanele recrutate special pentru a fi detașate. Acestea vor trebui să fi fost asigurate cel puțin trei luni în sistemul de securitate socială al statului unde își are sediul angajatorul. Include această verificare în procesul de recrutare, astfel încât să știi încă de la semnarea contractului de muncă dacă noul coleg poate pleca imediat sau abia peste câteva săptămâni. Pentru firmele care angajează des în preajma unor contracte externe, această condiție schimbă complet ritmul recrutărilor.
Pasul 3: Construiește un calendar pentru pragul de 24 de luni
După 24 de luni de detașare în același stat, o nouă trimitere a aceleiași persoane acolo va fi posibilă numai după o pauză de minimum două luni. Marchează din timp datele la care fiecare salariat se apropie de prag și pregătește soluții de rezervă: rotații în echipă, înlocuitori instruiți sau proiecte interne pentru perioada de pauză. Scopul regulii este să oprească folosirea detașărilor succesive pentru activități care au, de fapt, un caracter permanent, așa că autoritățile vor urmări atent astfel de situații.
Pasul 4: Clarifică detașările din interiorul grupului
Dacă firma ta face parte dintr-un grup internațional, o parte dintre detașări au loc, probabil, între entități afiliate. În aceste cazuri, pe lângă regulile de securitate socială contează și felul în care costurile cu salariații trimiși la o altă companie din grup sunt refacturate. Documentația de transfer pricing ar trebui să reflecte corect aceste servicii intragrup, iar informațiile din ea să fie coerente cu cele declarate pentru obținerea certificatelor A1.
Pasul 5: Tratează fiecare certificat A1 ca pe un document care poate fi verificat oricând
Autoritățile vor putea solicita informații suplimentare când au îndoieli, iar un certificat emis pe baza unor date inexacte va putea fi rectificat sau retras, inclusiv cu efect retroactiv. Păstrează o arhivă completă a documentelor care au stat la baza fiecărei cereri. Nu uita nici de noua excepție: deplasările de cel mult trei zile consecutive într-o perioadă de 30 de zile și călătoriile de afaceri nu mai cer notificare și certificat A1, cu excepția construcțiilor, sectorul care concentrează cele mai multe detașări din România.
Pasul 6: Pune totul în cifre
Ultimul pas le leagă pe toate. Întârzierile de recrutare, pauzele obligatorii și riscul unor corecții retroactive au un cost care trebuie să apară în bugete, în ofertele către clienți și în prognozele de numerar. Pentru o companie de dimensiuni medii, care nu are un director financiar cu normă întreagă, un Fractional CFO poate transforma aceste constrângeri în scenarii financiare concrete și poate urmări, lună de lună, dacă planul se respectă.
Niciunul dintre acești pași nu cere investiții mari, dar toate cer timp și coordonare între departamente. Unele detalii, precum formatul noului certificat A1, vor fi stabilite ulterior prin acte de punere în aplicare, însă direcția este deja clară. Dacă începi cu inventarul chiar în această lună, cele 24 de luni de tranziție vor fi suficiente pentru ca noile reguli să devină rutină.
