Activitatea unei companii se schimba in timp. Pot aparea servicii noi, echipamente diferite, modificari in structura echipei sau cerinte care nu existau atunci cand au fost stabilite regulile interne. In aceste situatii, procedurile folosite anterior pot avea nevoie de ajustari pentru a ramane potrivite modului in care se desfasoara activitatea.
Actualizarea documentatiei poate fi relevanta si pentru organizatiile care utilizeaza sisteme de management bazate pe standarde internationale. De exemplu, in cazul unui sistem de management al securitatii informatiilor conform ISO 27001, informatiile documentate trebuie mentinute si controlate potrivit cerintelor aplicabile. Modificarile privind accesul la informatii, responsabilitatile sau masurile de securitate pot necesita revizuirea documentelor relevante.
O procedura actualizata nu este utila doar pentru ca reflecta o situatie mai recenta. Ea trebuie sa poata fi inteleasa si aplicata de persoanele carora li se adreseaza. De aceea, revizuirea documentatiei presupune atat verificarea continutului, cat si analizarea modului in care regulile sunt folosite in activitatea obisnuita.
Cand este necesara revizuirea procedurilor
Procedurile pot necesita actualizare atunci cand apar schimbari care influenteaza modul de lucru sau cerintele aplicabile organizatiei. Pentru firmele interesate de un sistem de management al calitatii, documentarea procesului poate include si detalii legate de pret ISO 9001. Costul certificarii trebuie diferentiat de resursele necesare pentru implementarea si mentinerea sistemului de management.
O revizuire poate fi necesara si atunci cand o procedura existenta nu mai descrie corect activitatea. De exemplu, introducerea unui echipament nou poate modifica succesiunea unor operatiuni, iar schimbarea unui furnizor poate necesita ajustarea modului de verificare a materialelor primite. In asemenea cazuri, documentatia trebuie raportata la situatia reala, nu pastrata neschimbata doar pentru ca a fost aprobata anterior.
Pentru organizatiile care urmaresc obtinerea sau mentinerea unui certificat printr-un proces de certificare ISO, actualizarea documentatiei poate face parte din activitatile necesare pentru mentinerea conformitatii sistemului de management. Cerintele concrete depind de standardul aplicabil, de domeniul sistemului si de modificarile aparute. Certificarea nu presupune ca fiecare procedura trebuie schimbata periodic, indiferent daca exista sau nu un motiv pentru revizuire.
Alte situatii care pot indica nevoia unei revizuiri sunt:
- O instructiune contine termeni care pot fi interpretati diferit de persoanele care o utilizeaza
- O masura corectiva necesita modificarea instructiunilor pentru a reduce riscul reaparitiei unei neconformitati
- O activitate este externalizata, iar modul de coordonare cu prestatorul trebuie stabilit
- O evaluare identifica cerinte care nu sunt suficient de clar prezentate in documentatie
Cum poate fi gestionata actualizarea documentatiei
Revizuirea unei proceduri trebuie sa porneasca de la intelegerea modificarii necesare. Este util sa fie analizat ce nu mai corespunde situatiei actuale, ce cerinte trebuie respectate si ce efecte ar putea avea schimbarea asupra activitatilor. In acest fel, noua versiune poate fi pregatita pe baza unor informatii concrete, nu doar prin modificarea formala a documentului.
Dupa stabilirea continutului, documentul trebuie verificat si aprobat potrivit regulilor aplicabile in organizatie. De asemenea, trebuie sa existe o modalitate prin care persoanele interesate sa poata identifica versiunea valabila. Aceste masuri contribuie la controlul documentatiei si reduc riscul utilizarii unor instructiuni care nu mai sunt de actualitate.
Gestionarea documentatiei poate include si reguli privind pastrarea, accesul si protectia informatiilor. In functie de natura documentelor, organizatia poate stabili cine le poate consulta, unde sunt pastrate si pentru cat timp trebuie retinute. Documentele provenite din exterior, precum instructiunile furnizorilor sau cerintele primite de la clienti, pot necesita la randul lor un control adecvat atunci cand sunt relevante pentru sistemul de management.
In functie de tipul schimbarii, pot exista si alte aspecte care trebuie verificate:
| Tipul modificarii | Ce trebuie avut in vedere |
| Schimbarea locatiei de lucru | Adaptarea instructiunilor la conditiile si resursele disponibile in noul spatiu |
| Introducerea unei aplicatii informatice | Verificarea modului in care sunt utilizate functiile si gestionate informatiile |
| Modificarea unui flux de lucru | Identificarea activitatilor care depind de etapa schimbata |
| Introducerea unui serviciu nou | Stabilirea instructiunilor necesare pentru activitatile care nu existau anterior |
| Modificarea unei cerinte aplicabile | Identificarea documentelor care trebuie aduse in acord cu aceasta |
Aplicarea noilor proceduri in activitatea zilnica
O procedura revizuita trebuie sa ajunga la persoanele care o utilizeaza. Simpla inlocuire a unui document nu garanteaza ca angajatii cunosc modificarile sau ca le pot aplica. In functie de complexitatea schimbarii, pot fi necesare explicatii, demonstratii practice sau instruire, astfel incat fiecare persoana sa inteleaga ce are de facut diferit.
Este util ca organizatia sa urmareasca modul in care noile reguli sunt aplicate dupa introducerea lor. Dificultatile aparute pot indica nevoia unor clarificari sau a unor ajustari suplimentare. Aceasta verificare nu trebuie privita doar ca o formalitate, ci ca o modalitate de a observa daca procedura este potrivita pentru activitatea pe care o descrie.
In anumite situatii, schimbarea poate afecta mai multe departamente sau etape ale aceleiasi activitati. De aceea, comunicarea dintre persoanele implicate este necesara pentru a evita interpretari diferite. O procedura poate fi redactata corect, dar dificil de aplicat daca nu tine cont de legaturile dintre activitatile companiei.
Pentru a sprijini trecerea la noile reguli, pot fi avute in vedere:
- Stabilirea unei date de la care noua versiune devine aplicabila
- Pregatirea formularelor, materialelor si instrumentelor necesare
- Stabilirea modului in care sunt gestionate activitatile incepute inainte de schimbare
- Verificarea accesului angajatilor la resursele necesare aplicarii noilor reguli
- Stabilirea modului de tratare a situatiilor exceptionale care nu sunt acoperite de instructiunile obisnuite
Procedurile pot fi utile pe termen lung
Actualizarea procedurilor nu inseamna modificarea documentelor doar pentru a demonstra ca au fost revizuite. Scopul este ca informatiile sa ramana relevante, corecte si potrivite activitatilor desfasurate. O procedura utila trebuie sa descrie suficient de clar modul de lucru si sa poata fi aplicata in conditiile existente.
Revizuirea trebuie realizata atunci cand exista o nevoie identificata, tinand cont de cerintele aplicabile si de particularitatile companiei. Prin mentinerea unei documentatii relevante, organizatia poate sustine aplicarea consecventa a regulilor si poate evita acumularea unor instructiuni care nu mai corespund activitatii reale.
