Evenimentele corporate din sezonul rece

Din noiembrie pana in decembrie, firmele isi organizeaza evenimentele de final de an. Unele fac o cina simpla, altele o gala cu premii, altele un atelier urmat de o masa. Toate au in comun un lucru: se pregatesc cu mult inainte si se tin in interior.

Pentru organizatori, provocarea nu e bugetul, ci coordonarea. Locatie, catering, decor, invitati si program trebuie sa se potriveasca intr-o singura seara.

Spatiul si felul in care e aranjat

Primul lucru care se stabileste e numarul de invitati si tipul de asezare. O cina asezata, un cocktail in picioare si o conferinta cu scaune in randuri cer suprafete diferite pentru acelasi numar de oameni.

De aici decurge restul. Scaune evenimente suficiente, mese dimensionate corect si culoare de trecere care sa permita servirea fara ca cineva sa se ridice de fiecare data.

Un detaliu care scapa des: zona de la intrare. Acolo se formeaza coada la garderoba si tot acolo se face prima impresie, asa ca merita sa fie degajata si bine luminata.

Locatia se rezerva cea mai devreme dintre toate. In noiembrie si decembrie, salile bune din orasele mari sunt ocupate cu luni inainte, iar cele ramase libere in ultima clipa sunt de obicei cele cu probleme de acustica sau de acces.

La vizionare merita verificate lucruri practice: unde se poate parca, cum se ajunge cu marfa, daca exista lift si cum arata sala cu lumina de seara, nu cu cea de zi.

Decorul potrivit pentru un eveniment de firma

Decorul corporate are reguli diferite fata de cel de la nunti. Se cauta sobrietate, culori putine si o legatura discreta cu identitatea companiei, nu abundenta.

In practica, asta inseamna cateva puncte bine alese: centrul meselor, intrarea si zona de scena. Restul ramane simplu. Decoratiuni evenimente alese in doua culori si repetate consecvent dau impresia de eveniment gandit, nu improvizat.

Lucruri de stabilit din timp:

• cine se ocupa de montaj si la ce ora intra in sala
• daca locatia permite fixarea decorului pe pereti
• cat timp e nevoie pentru stransul de la final
• cine duce obiectele inapoi si unde se depoziteaza

Aranjamentele de pe mese

Pe mese, regula e una singura: oamenii trebuie sa se vada peste ele. Un aranjament inalt si lat, oricat de frumos, strica o masa de opt persoane, pentru ca jumatate nu mai vorbeste cu cealalta jumatate.

Solutiile joase, dar cu prezenta, functioneaza cel mai bine. O orhidee artificiala asezata intr-un vas potrivit rezista toata seara, nu are nevoie de apa si arata la fel de bine la ora zece ca la sapte.

Pentru evenimentele care se repeta anual, materialele refolosibile schimba complet calculul de buget. Se cumpara o data si se folosesc cinci ani, cu accente diferite.

Fotografia de grup e un alt punct care se planifica, nu se improvizeaza. Are nevoie de un perete liber, de lumina suficienta si de un moment in care toata lumea e inca in sala, de obicei inainte de desert.

Pentru companiile care folosesc imaginile in comunicarea interna, cateva minute planificate pentru asta fac diferenta intre poze utile si poze facute in graba la plecare.

Rolul programului in experienta participantilor

Un eveniment reusit are un ritm clar: primire, discursuri scurte, masa, partea libera. Ce depaseste douazeci de minute de vorbit pierde sala, indiferent cat de bine e pregatit discursul.

La fel de importanta e ora de final anuntata din invitatie. Oamenii isi organizeaza transportul in functie de ea, mai ales iarna, cand drumurile sunt mai lente.

Firmele care fac asta an de an isi noteaza la final ce a mers si ce nu. E cea mai simpla metoda de pregatire pentru editia urmatoare si scurteaza considerabil organizarea din noiembrie viitor.