Depozitarea si pastrarea documentelor importante in ordine este un prim pas in protejarea lor. Neatentia poate genera dezechilibre financiare, pierderea unor bunuri foarte importante si eforturi inutile. Mai jos va oferim cateva sfaturi de care sa tineti cont atunci cand doriti sa arhivati documentele si sa le tineti in deplina siguranta.
Daca nu puteti face fata prea multor hartii si documente si doriti ca cineva sa le tina in ordine atunci va recomandam sa apelati la serviciile unei firme care se ocupa cu arhivare documente si depozitare arhiva si astfel sa le pastrati la loc sigur.
Pentru a realiza cat de importanta este depozitarea si manevrarea unui document este bine sa va puneti cateva intrebari. In primul rand trebuie sa stiti la ce va foloseste documentul respectiv si de ce este nevoie sa il pastrati. De unde puteti lua un alt exemplar in cazul in care cel actual este pierdut sau aruncat din greseala, cat timp dureaza pana veti obtine noul exemplar si ce documente aditionale trebuie pentru a obtine unul nou.
Luand in calcul toate aceste variante, starea de sanatate, serviciul si alte probleme urgente este posibil sa descoperiti ca va este imposibil sa refaceti anumite acte pentru ca acestea sa serveasca scopului in care au fost emise. De cele mai multe ori atunci cand pierdeti acte importante consecintele sunt grave.
Este bine ca din cand in cand sa faceti o clasificare in functie de frecventa utilizarii si de domeniu, si este indicat sa luati in clacul importanta actelor in cazul unei calamitati precum un cutremur, inundatie, incendiu etc. Ar trebui sa tineti cont si de faptul ca in anumite situatii de criza unele documente sunt vitale si este indicat sa le pastrati la indemana.
Printre astfel de acte putem enumera:
• Documentele de indentificare precum certificatul de nastere, buletinul, permisul auto, pasaportul sau actele unei adoptii.
• Documentele care pot demonstra starea civila precum certificatul de casatorie, de divort, actele unei custodii
• Politele de asigurare: asigurarea de viata, asigurarea casei, asigurarea bunurilor sau cea de sanatate.
• Actele de proprietate precum actul casei, actele unei masini, propritetatea asupra unui teren, contractul de leasing, creditul sau chitantele de plata.
• Informatiile medicale: alergiile, datele medicului personal, retetele pentru medicamente vitale ca insulina sau inhalatorul, asigurarea medicala sau grupa sangvina.
• Documentele legale precum testamentul, datele avocatului
• Alte documente cu parole pentru conturi si date personale, agenda personala si numerele de telefon, copia celor mai importante fisiere din calculator etc.
• Multe persoane cred ca documentele personale trebuie pastrate in zone pe care le accesam mai des, in asa fel incat sa poata fi salvate foarte repede in cazul in care se face evacuarea de urgenta.
Pentru acest caz va recomandam sa depozitati cele mai importante documente intr-un dosar inchis si compartimentat. Alegeti dosare din materiale impermeabile si in culori aprinse pentru a le putea vedea cat mai usor. Pozitionati dosarul in sertare din biblioteca pentru a il putea lua repede.
O a doua categorie de documente este alcatuita din chitante, facturi si contracte ce pot fi utilizate drept confirmare. Toate persoanele sunt obligate sa pastreze facturile pentru minim 3 ani.
