V-ati intrebat vreodata la ce se refera managementul documentelor? Cu totii ar trebui sa stim cat mai multe despre acest domeniu.
Gestionarea documentelor este un sistem sau proces care se foloseste cu scopul de capta, urmari si stoca documentele electronice, cum ar fi PDF-uri, fisiere de procesare de texte si imagini digitale cu continut pe baza de hartie.
Asociatia pentru Managementul Informatiilor Inteligente, ne informeaza cu privire la faptul ca un soft administrarea documentelor este deosebit de eficient dat fiind faptul ca „incorporeaza captarea de documente si continut, flux de lucru, depozite de documente, sisteme de iesire si sisteme de recuperare a informatiilor; si procesele utilizate pentru urmarirea, stocarea si controlul documentelor”.
Managementul documentelor va poate economisi timp si bani. Acesta ofera avantaje precum securitatea documentelor, controlul accesului, stocarea centralizata, traseele de audit si cautarea si regasirea simplificata.
Managementul documentelor : elementele esentiale
Sistemele de fisiere fizice au fost folosite de mult timp pentru captarea si stocarea documentelor pe hartie. Dar organizatiile se confrunta cu costuri mai mari din cauza prelucrarii manuale, a riscului de eroare umana, daune fizice, probleme de recuperare si lipsa de spatiu. In ultimul caz, nu este neobisnuit sa gasesti depozite pline cu documente de hartie arhivate sau subsoluri captusite cu randuri de dulapuri.
In anii ’80, software-ul a fost dezvoltat pentru stocarea si gestionarea documentelor in format electronic. Tehnologia de scanare a permis organizatiilor sa digitalizeze materialele de hartie pentru o urmarire si stocare online mai simpla. Solutiile de management a documentelor s-au extins de atunci pentru a include functii de securitate, flux de lucru si audit.
In timp ce lumea nu a trecut complet la fara hartie, tot mai multe organizatii profita de instrumente de automatizare si de gestionare a documentelor online. Un beneficiu suplimentar este capacitatea de stocare a unui server fata de un depozit fizic sau un depozit.
Potrivit Finances Online: „Avantajele software-ului de gestionare a documentelor includ gestionarea optimizata a documentelor, accesibilitatea imbunatatita a datelor, cautari de fisiere simplificate si costuri mai mici de gestionare a documentelor.
Managementul documentelor : securitatea datelor
In plus, utilizarea unor astfel de instrumente va va permite sa obtineti o atentie mai stransa asupra securitatii fisierelor companiei dvs., imbunatatind in acelasi timp colaborarea, facilitand partajarea datelor”.
Sistemele de astazi pot varia ca marime si dimensiune, dar majoritatea au atribute comune:
- Metadatele sunt de obicei furnizate pentru fiecare document. Include lucruri precum data in care un document este stocat, titlul si descrierea.
- Indexarea, regasirea si cautarea ajuta utilizatorii sa gaseasca documente si informatii pe baza identificatorilor de documente, a metadatelor si a continutului.
- Functiile de securitate ajuta la protejarea informatiilor si la respectarea conformitatii. Majoritatea sistemelor permit administratorilor sa controleze cine are acces la documente.
- Workflow permite administratorilor sa creeze reguli care dicteaza fluxul de documente printr-o organizatie.
- Colaborarea permite mai multor utilizatori sa vizualizeze si sa modifice documentele in acelasi timp. Modificarile si istoricul documentelor sunt monitorizate de sistem.
- Majoritatea sistemelor permit utilizatorilor sa recupereze versiunile anterioare ale unui document sau sa continue sa lucreze dintr-un punct selectat. Versiunea este utila pentru documentele care se schimba in timp si necesita actualizare.
Gestionarea documentelor si gestionarea continutului
Managementul documentelor si gestionarea continutului au unele suprapuneri, dar exista diferente. In general, primul se concentreaza pe captarea si stocarea documentelor structurate. In timp ce acesta din urma poate trata de asemenea, continutul nestructurat, cum ar fi pagini web, social media, fisiere video si audio.
Pe scurt, acestea sunt cele mai importante detalii pe care trebuie sa le cunoasteti despre un soft administrarea documentelor.
Daca aveti nevoie de un astfel de soft administrarea documentelor pentru organizatia dvs., tot ce trebuie sa faceti este sa luati legatura cu profesionistii de la SoftLead, care va pot oferi mai multe detalii si care vor veni in ajutorul dvs. pentru implementarea softului. Luati legatura cu cei mai buni, luati legatura cu SoftLead!
